介護事業所の労務管理のポイント

2030年には医療・福祉の分野で187万人もの人手不足が発生すると試算されています。医療・介護・障害福祉サービスは労働集約産業の最たる例ですが、経営においてもどれだけ良好な人材を揃えられるかが全てであるといっても過言ではないでしょう。

介護施設・事業所の経営者の皆様は、「募集をかけてもなかなか採用まで至らず、また良い人材が定着しない。問題のある職員が身勝手に振る舞っている」といったお悩みを抱えていないでしょうか?

立地等の条件が不利なことから、自力で採用することを諦め、人材獲得は紹介会社に頼りがち…という施設も多くみられます。

しかし紹介サービスは飽くまで緊急時の、背に腹は代えられないときの「奥の手」とすべきです。本来であれば日頃から法人・事業所の魅力を正しく外部に発信し、また労務管理を適正に運営することで、現場職員達が安心して円滑に業務を遂行できる環境を整える努力を積み重ねることが王道です。

ところが、日本の労働法令は非常に複雑であり、誤解してしまうことや、いざというときに判断に迷うことも多々あります。労務管理の基礎を身につけることのないまま、即席で管理者に就任したという方もおられることでしょう。

労務管理のポイントが覚束なければ、職員の定着率や良い人材確保もままなりません。

 

この記事では、次のような内容について解説します。

・就業規則を活用し、職員の身勝手な振る舞いを抑える方法

・労働時間管理のポイント

・休日・休暇の分配時のポイント

・労務環境整備のため、「おかげさま」でサポートできる内容

※パワハラ等のハラスメントについてはこちらを、

未払い賃金問題についてはこちらを、

派遣・紹介会社とのトラブルについてはこちらをご覧ください。

 

この記事をお読みいただくことで、労務管理の経験が無い方でも、大事なポイントを外さず業務を行えるようになります。ぜひ、現場のコンプライアンス強化とトラブルの起きづらい環境づくりに、当記事をお役立てください。

1.就業規則を活用するポイント

就業規則とは、その事業場にダイレクトに適用される働く上でのルールであり、職場の憲法のような位置づけです。それほどに重要であるにも拘らず、「就業規則を見たこともない」、「いざというとき参照しない」という方も多いようです。それは大変勿体ない話です。職場の秩序を保ち安心して働ける環境整備のために、就業規則をフル活用しましょう。言い換えれば、パワハラに該当しかねない逸脱した指導や、恣意的な指導(えこ贔屓)を防ぐためには随時就業規則の規定に立ち返り、就業規則から出発して対処していくべきです。

1-1.服務規律を活用する

就業規則の内容は多岐にわたりますが、現場において最も重要な項目は職員の「服務規律」(或いは遵守事項)です。

これは、いわば「社会人のための校則」のようなもので、その法人が職員に対し、最低限守って貰いたいルールです。介護福祉に従事する者として遵守すべき事項は法人のカラーや考え方により異なり、また時代と共に変わっていくものでもあるため、各法人・事業所ごとに異なって然るべきものです。実際に就業規則に導入する場合は一つずつ吟味し慎重に判断して頂ければと思います。

この服務規律は大変重要な規則であり、本来であれば全職員が就業前に一度は必ず目を通し、頭に入れておく必要があります。

理想は、入職時研修や年間の研修計画の中に就業規則を読み込む回を設け、全員で勉強することですが、それが難しいとしても、まずは管理者や施設長が服務規律を把握し、現場で違反を発見した場合はしっかり取り締まるようにしましょう。

当たり前なことほど、常に完璧に実行することは難しいものです。例えば「他者に対しては率先して挨拶を行い、敬意をもって接すること。」といった規定は言うまでもないマナーレベルの話ですが、挨拶をしても返さない職員は意外といるのではないでしょうか。そのような者を見つけたときは当然、「きちんと挨拶をしてください」等と指導することと思いますが、これからは就業規則の服務規律を念頭に置いて頂くと良いでしょう。

身だしなみについても、細かいことですが例えば「シャツはパンツの中に入れなさい」等と注意したとき、問題職員は「何を根拠にそのようなことを命令するのですか?パワハラじゃないですか」等と反発してくるかもしれません。勿論、「業務上必要かつ相当」な範囲であればそのような指導がパワハラに当たることは無いのですが、注意指導する根拠を問われればそれはまさに就業規則なのです。「就業規則の第何条、何項に基づいて指導しています」と堂々と説明できるようになれば、「できる管理者」への仲間入りです。

1-2.適正に懲戒処分を行えるようにする

服務規律に則り指導しても、全く改善しようとせず、却って反発するような問題職員もいるかもしれません。そのようなときは、雇用主として毅然と対処する必要があります。「こんな些細なことを問題視するのは大げさかもしれない」と思われたとしても、一つ例外を認めると「なぜあの人だけ許されるのか、皆我慢しているのに」といった不満が生じたり、「あの人が許されたのだから、自分も許されるだろう」と真似をしてしまうという状態に陥りかねません。そうなると現場の秩序は到底守れませんから、小さなことでも服務規律に反することは看過することなく正しく対処していきましょう。

では、具体的にどのような方法で対処するかですが、それが服務規律を担保する、最も重要な規定である「懲戒処分」となります。

懲戒処分には一般に、軽いものから戒告、けん責、減給…と続き、一番重い処分として懲戒解雇があります。これは、例えばご利用者を虐待したことが明らかな場合など、重大な規律違反をした場合に科されるものです。

このように、懲戒処分=懲戒解雇ではありません。現場の規律を維持するためには、実質的にペナルティの無い「戒告」(「口頭および書面にて個別注意指導し、将来を戒める」といった定め方が典型的)や「けん責」を多用することが効果的です。

そして、処分は必ず都度書面化し形(記録)に残していくことが重要です。

勿論、最初は口頭での注意で構いません。問題は注意を重ねても一向に改まらない場合です。このように、小さなことでも現場のチームワークや士気に悪影響を与えると思われる出来事については、就業規則に則り厳正に対処していく姿勢が大切といえます。

1-3.突然の退職に備える

「職員が突然出勤しなくなり、連絡も取れなくなってしまった」という相談をよく受けます。一方的に辞めることは当然契約違反であり、雇用主である法人としては急に穴が空いたことにより生じた損害の賠償を求めることが可能です。しかしそれは飽くまで論理上の話であり、実際に逃げられてしまっては回収することは極めて困難です。雇用主の立場は、いざとなれば弱いものなのです。

そのことを踏まえた上で、身勝手な退職問題についても先手を打っておく必要があります。ここでも登場するのが就業規則ですが、先の服務規律には次の規定があります。

「三十一 退職が決定した場合、退職日まで計画的に自己の担当業務の引き継ぎを行い、他職員に責任をもって引き継ぐこと」

この規定を、特に新規採用時に必ず説明し、「退職することは自由だが、引き継ぎは最低限の義務である」と理解させるようにしましょう。

また、採用時に身元保証人を求めることも効果的です。高齢、独居の人などは難しいかもしれませんが、若い人であればご両親が身元保証人になることも可能な場合があり、できるだけ身元保証人を立ててもらうようにすべきです。履歴書に実家の連絡先すら書かずそのまま採用してしまうと、いざというとき途方に暮れることになります。

大抵の事業所は、新規採用時や現場がうまく回っているうちは、職員が急に辞めることなど想像すらしないことでしょう。頼りになる経験者で、何でもできることから、業務全般をすっかり一任していたところ、ある日突然去られてしまった…そうなると現場は大混乱に陥ります。そのような状況を避けるためには、逆説的ですが「いつ去られても困らない」体制づくりと業務分担、そして常に新たな人材を補給する計画に普段から取り組むが重要です。

 

1-4.常勤職員の場合の注意点

以下は、職員の雇用形態別に注意点を解説します。

常勤職員は定年制度がありますが、慢性的な人手不足から65歳の定年を過ぎても年間契約に切り替え嘱託として継続する例も増えています。1年契約とした場合でも、それが5年を超えて更新された場合、労働者が希望すれば期間の定めのない労働契約に転換されるルール(無期転換ルール)がありますが、65歳以上でもこのルールは適用されます。そのような事態を回避するため「第二定年」(70歳を定年とする)を設けている法人もあります。後述の契約社員の場合同様、労務期間の管理には注意が必要です。

 

1-5.契約職員、パートタイムの場合の注意点

前述の無期転換ルールは有期雇用の職員に適用されますが、5年に至らない段階であってもいわゆる「雇い止め」をするハードルは非常に高いといえます。

更新1回目であればまだ容易ですが、2回、3回と更新を重ねるにつれ、期間満了であっても雇い止めとすることは難しくなっていきます。雇い止めをするには、①客観的にみて合理性のある理由、そして②社会的にみて相当性が存在することが必要です。単に「人手が足りているから」という漠然とした理由では不十分であり、なぜこの人を切らなければならないのかを合理的に説明できるよう巡視しなければなりません。

雇い止めトラブルを回避するには、契約更新の手続を厳格に行うことが効果的です。評価基準と方法を明確に定め、職員ごとに目標と課題を設定し、そこに1年間でどこまで到達できたかを評価します。

「面倒だから」という理由で状況を放置し、どの職員も自動的に更新してしまうような状態が最も危険といえます。一人ひとりを丁寧に観察し、対応するようにしましょう。最低限、有期雇用の職員全員につき、それぞれの在籍年数や、勤務態度は良好かを把握することは必須です。

 

また、1年以上継続雇用されている、或いは3回以上更新されて働いている労働者には、30日以上前の雇い止めの予告(解雇予告)が必要です。そして、予告を受けた労働者から雇い止め理由の証明書を請求された場合は、法人は遅滞なく証明書を交付しなければなりません。

 

1-6.派遣職員の場合の注意点

派遣職員は頼りになる助っ人ですが、勝手が分からず現場で思わぬミスをしたり、レギュラーメンバーの職員とうまく連携できずトラブルになるといったことも起こります。そのようなとき、派遣を受け入れる施設事業所の就業規則は適用されないため注意が必要です。派遣関連のトラブルについてはこちらでまとめておりますので、ご覧ください。

 

2.労働時間管理のポイント

2021年「介護施設の夜勤に関する調査」(日本医療労働組合連合会)によると、多くの施設で16時間の長時間労働、ワンオペ夜勤だった実態が明らかになりました。

http://irouren.or.jp/news/f524cbf5956c60b5e34efaf02bb440985c9996eb.pdf

職員数が不足すると、どうしても一人に連続勤務を求めるなど負担をかけてしまいがちです。しかし、労働法では労働時間の上限が明確に定められており、これをオーバーすると労働基準監督署からの調査や是正勧告を受け、また「ブラック施設」等の悪評が立ってしまうといったリスクがあります。労働時間管理のポイントをみていきましょう。

 

2-1.労働時間管理の基礎知識

労働者の労働時間(勤務時間から休憩時間を引いたもの)は、原則として1日8時間、週40時間以内としなければなりません。

36協定(時間外・休日労働に関する協定届)により、時間外労働をさせることは可能ですが、法定労働時間を超えた分については割増賃金を支払う必要があります。

また休日も、毎週少なくとも1回は定めることが義務付けられています。

36協定を締結し労基署に届け出ると、原則月45時間、年360間までの時間外労働が可能になります。更に「特別条項付き」36協定によれば、実質労働時間を青天井で設定できることになっていたのですが、近年の働き方改革により上限が設けられました。

① 時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満であること

② 時間外労働と休日労働の合計を平均した場合に、2カ月、 3カ月、4カ月、5カ月、6カ月の平均の全てが、ひと月当たり80時間以内であること

③ 時間外労働が年720時間以内であること

④ 時間外労働が月45時間を超えられるのは年6カ月まで

違反に対しては、罰則(6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金)の適用や、違法状態が解消されない場合には法人名が公表されるといったペナルティがあります。

2-2.変形労働時間制について

一定の期間内での労働時間を柔軟に調整する制度です。 たとえば、1カ月の労働時間を1日8時間×20日で160時間とした場合、変形労働時間制であれば、月末の忙しい時期には10時間働き、閑散期の月初は6時間に抑えるといった調整が可能となります。

特に施設では、24時間365日の切れ目ない対応が必須となるところ、一日の勤務時間が8時間を超えることは日常茶飯事です。変形労働時間制を採用する事で、時間外労働手当を追加支出することなく合理的なシフトを組むことができます。

この制度は、どの単位(期間)で労働時間を調整するかという点で4つのパターンが存在しますが、介護現場であれば1ヶ月単位が主流です。

 

なお「労働時間」とは、使用者の指揮監督の下にある時間をいい、介護サービスを提供している時間に限られるものではありません。

以下のような場合に労働時間として取り扱っていないことがありますが、賃金未払いとなりますので十分な注意が必要です。

・交替制勤務における引継ぎ時間

・業務報告書等の作成時間

・利用者へのサービスに係る打ち合わせ、会議等の時間

・使用者の指揮命令に基づく施設行事等の時間とその準備時間

・研修時間(使用者の指示に基づいて行われる場合)

2-3.定額残業代制度について

残業の有無にかかわらず、あらかじめ割増賃金を一定額、固定して支払う残業代です。固定残業代やみなし残業代とも呼ばれます。

定額残業代制は、普段から通常労働時間に対する賃金と明確に区別できるよう就業規則や雇用契約書に金額と時間を明記し、職員間に周知する等して正しく運用しなければ、無効と解される可能性があるため注意が必要です。

この制度のメリットは、職員にとっては残業時間を抑えたほうが1時間あたりの賃金が高くなるため、生産性を上げるモチベーションになると同時に、職員間の不公平感の解消につながるという点が挙げられます。また残業代の煩雑な計算から解放されますが、実際の残業時間で計算した残業代が定額手当を上回れば、その差額の支払い義務が生じるため注意が必要です。

 

2-4.訪問介護の場合の考え方

訪問介護の業界では非正規職員(登録ヘルパー)が多いですが、訪問介護員(ヘルパー)がご利用者宅から別のご利用者宅へ移動する際の移動時間も労働時間であり、賃金を支払わなければなりません。自宅から訪問先に直行する場合の移動時間は、通勤時間として扱われます。その他、業務報告書等の作成や、待機中の時間についても賃金は発生します。

また、ご利用者がサービスをキャンセルした場合であっても、法人は雇用主として訪問予定であったヘルパーに休業手当(平均賃金の6割以上)を支給しなければなりません。

 

2-5.休憩時間について

休憩時間は、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩時間を与えなければいけないとされています(労働基準法34条1項)。残業代トラブルに関するコラムもご覧ください。

ここに、休憩時間とは、「労働者が休息のために労働から完全に解放されることを保障されている時間」のことを指します。ところが、実態としてはご利用者の急変やコール等に都度対応しなければならず、落ち着いて休む暇もないという状況かもしれません。そのような場合には、労基署等から休憩時間を与えていないと判断されるため改善が必要です。何より、職員の心身の健康を維持することができず、うつ病になったり、ストレスが溜まった挙げ句ご利用者に対し虐待等をしてしまうかもしれません。

また、夜勤を行う施設では「仮眠場所を男性用と女性用に区別して設けなければならない」(労働安全衛生規則第616条)と定められていますが、必ずしも仮眠室が完備されている施設ばかりではないようです。休憩室、仮眠室は職員にとって最重要な福利厚生設備であるといっても過言ではなく、未整備であれば真っ先に着手することをお奨めします。

 

3.休日・休暇の分配時のポイント

1カ月の夜勤日数(回数)に法規制はありませんが、看護師については「月8日以内」(2交替夜勤に換算すると4回以内)という指針が出されています(看護師確保指針)。もちろん、この上限が介護職をはじめとする全職員に当てはまることは言うまでもありません。

職員の負担を軽減するためにも、夜勤ができる職員を確保して夜勤日数(回数)を制限する必要があります。しかし、人員不足や制度上のさまざまな問題がある中で、職員1人あたりの夜勤日数(回数)を増やさざるを得ないという状況になっています。

 

3-1.夜間勤務者の法定休日を確保する

夜勤労働は心身に重大な負荷を及ぼすため、夜勤の翌日は休日とすべきです。この点、法定休日とは労働基準法上「暦日(0時〜24時)の休み」と定義されるところ、夜勤明けの日は休日扱いにはならないため注意が必要です。

しかし実態としては、夜勤明け翌日の勤務については、35.4%の施設で「勤務だったことがある」と回答しています(2021年「介護施設の夜勤に関する調査」)。稼がなければならないことから、夜勤を多く希望する職員や、他施設と掛け持ちし夜勤をこなす職員も中にはいますが、無理は禁物です。休憩をしっかり取れているかも含めて、業務量の軽減やメンタルコンディションのテストなど、さまざまな角度から夜勤者を支えるようにしましょう。

 

3-2.年次有給休暇について

年次有給休暇(いわゆる有給)は、入社から6か月間継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤することで10日間が与えられます。正職員も、パート職員も取得できます。これは労働者の権利であり、行使する際に理由を申告する必要はありません。

2019年の働き方改革によって、年5日の取得が義務となりました。年に10日以上有給が発生している労働者に対して、雇用主は有給発生日から1年の間に、最低5日間の有給を消化させなければなりません。

ところが介護労働安定センターの令和2年度調査によれば、最近1年間の年次有給休暇の平均取得率は全体で50.4%(47.0%)で、全産業の平均取得率56.3%(厚生労働省令和2年就労条件総合調査結果)を5.9ポイント下回る結果でした。

http://www.kaigo-center.or.jp/report/pdf/2021r01_chousa_kekka_gaiyou_0823.pdf

 

4.「おかげさま」でサポートできること

「労務管理は就業規則に基づいて行うことや、懲戒処分権限を適切に行使することが重要であることは分かったけれど、自力で何とかするのは難しい…」

そう思われた方も多いことでしょう。

労務管理はシフト構成から休日の付与、各職員の評価に至るまであらゆる局面においてトラブルが起こるリスクを孕んでおり、特に解決が難しく、専門的な知識が必要です。弁護士などその道に精通した人に任せることで、早期かつ確実に解決できるでしょう。

また、これまで解説したとおり、労務管理は平時の職場環境の整備が極めて重要です。主に次の二点がポイントになります。

・就業規則(服務規律)を軸とした、秩序ある体制づくり

・フェアで透明、公正な労働者の処遇

介護・福祉および関連する医療業界におけるトラブル解決に特化した弊所「法律事務所おかげさま」では、次のようなサポートをご提供できます。

4-1.トラブル発生前の予防策のご提案

大切なことは、大きなトラブルになる前に予防措置を取ることです。

「労務問題、うちにもあるのかな?」

「大丈夫とは思っているけれど、何となく心配…」

この記事を読まれて少しでも思い当たることがあれば、まずはお気軽にご相談ください。

介護・福祉・医療現場のトラブル相談を専門的に受け付け、これまで多数の問題を解決してきた実績と経験に基づき、予防策を講じておくべき点を確認しご提案させていただきます。

 

4-2.事件発生後の対応

「元職員から残業代請求の書面が届いたけれど、どうしてよいかわからない」

「匿名の職員から、現場の問題を指摘する嘆願書が届いた」

「パワハラが原因で職員がうつ病になってしまった…」

そんな場合も、弊所「おかげさま」がしっかりサポートいたします。

 

介護・福祉に特化した法律事務所として9,000件以上のご相談対応をした実績のある弊所では、話し合いによってお互いが納得できる解決策を速やかにご提示することが可能です。

次に何をすべきかを具体的にお示ししますので、迷うことなく解決に向けた最短距離を進み、通常業務に専念することができます。

 

 

4-3.もしもの時も安心!示談交渉・訴訟対応

「相手方に労働事件専門の弁護士がついた」

「返答が遅れていたら裁判になってしまいました…」

そんな時も、弊所が交渉や訴訟を代行しサポートします。

 

「おかげさま」の交渉代行のポイント
・相手の想いを汲み取り感情面までケアすることで、関係改善を図ります

・裁判に持ち込むなど、事を荒立てることなく穏便に解決することで、経済的・精神的負担を軽減します

 

「おかげさま」の訴訟対応のポイント
・裁判所とのやり取りから書面の作成まで幅広く対応します

・介護・福祉トラブルの対応実績豊富な弁護士が徹底サポートします

 

「おかげさま」は、ご相談者さまの立場に応じた最善の対応を心がけております。まずはお気軽にお問い合わせください。

 

5.まとめ

労務管理全般に対応するポイントは、次のとおりです。

現場職員を適切に指揮監督するには?
・就業規則の服務規律を現場に浸透させる

・懲戒処分(戒告、けん責)を適切かつ迅速に行う

 

職員の定着率を高めるためには?
・休憩室、仮眠室を整備し無理なシフトを避ける

・フェアで透明、公正な労働者の処遇を実現する

 

人員不足がますます深刻化する中で、働き方改革に取り組む法人は増加傾向にあるものの、職員規模が小さくなるほど取り組みが進んでいない傾向にあります。中小企業ほど、職員が安心・安全に不満なく働ける環境整備に尽力する必要があるといえるでしょう。

介護・福祉・医療に関するお悩みは、この業界に特化した「おかげさま」のサービスをぜひご活用ください。

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